Отчёты из iiko
OLAP-отчёт в iiko собирается из трёх зон - строки, столбцы, фильтры. Разбираем, какие поля брать, как их группировать и что делать, если готового шаблона под задачу нет.
Нужен разрез по блюду и точке продаж одновременно, а стандартный отчёт группирует только по дням. Готового шаблона под такую комбинацию в iiko обычно нет - и здесь начинается OLAP. Разберём, когда он вообще нужен, из чего собирается и какие ошибки чаще всего портят готовый результат.
Когда без OLAP-отчёта не обойтись
Готовые отчёты в iiko (в том числе отчёты по выручке, которые разобраны в статье «Как найти отчёт по выручке в iiko») закрывают частые вопросы: сколько продали за день, по каким способам оплаты. Они не гибкие: строки и колонки заданы заранее.
OLAP - это отчёт-конструктор: сами выбираете, что идёт в строки, что в столбцы, какие показатели считаются и по каким фильтрам. Пригождается на нестандартный вопрос - выручка по блюду в разрезе смены официанта, средний чек по дням недели отдельно для доставки и зала, доля скидок по каждой категории меню. Такие срезы редко есть готовыми: заранее не угадать, какая комбинация понадобится именно вашему ресторану.
Как открыть конструктор OLAP-отчётов
В iikoOffice и iikoRMS OLAP-отчёты стоят отдельным пунктом в разделе отчётов, обычно рядом со стандартными шаблонами продаж. Открывается пустой конструктор с тремя зонами: список полей слева, зона строк и зона столбцов сверху, область фильтров и агрегатов. Поля перетаскиваются мышью из общего списка в нужную зону.
Прежде чем тащить поля, задайте дату. Конструктор часто открывается с диапазоном «сегодня» по умолчанию, и если сразу начать собирать поля, легко потратить время на пустой отчёт из-за слишком узкого периода.
Какие поля и группировки чаще нужны ресторатору
Чаще всего в такие отчёты идут:
- В строках - блюдо, категория меню или конкретный сотрудник: официант, кассир.
- В столбцах - дата по дням или неделям, или способ оплаты.
- В агрегатах - сумма продаж, количество, средний чек, сумма скидки - что считаем.
- В фильтрах - тип заказа: зал, доставка, самовывоз; статус - только закрытые; конкретная точка продаж, если заведений несколько.
Пример. У вымышленного «Пример-бистро» отчёт с блюдом в строках и днями недели в столбцах показывает: «Салат Цезарь» в пятницу и субботу продаётся почти вдвое больше, чем в будни. Повод пересмотреть закупку курицы под конец недели: обычная среднемесячная норма её недооценивает.
Частые ошибки при настройке OLAP-отчёта
Вот что чаще всего сдвигает итоговую цифру от ожидаемой:
- Все поля сразу в строки. Блюдо, категория и сотрудник одновременно в строках - таблица разрастается до тысяч строк, читать её невозможно. Лучше собрать узкий отчёт под один вопрос, чем один большой на все случаи.
- Фильтр по статусу заказа не поставили. Без фильтра «только закрытые» в отчёт попадают отменённые и незавершённые заказы - сумма продаж окажется завышена. Та же ловушка, что и в готовых отчётах по выручке.
- Зал и доставка смешаны в одной строке. Средний чек в зале и на доставке обычно сильно отличается. Не развести их фильтром или колонкой - средняя цифра получится ни про зал, ни про доставку.
Как сохранить и переиспользовать OLAP-отчёт
Собранный OLAP-отчёт сохраняется как шаблон - открываете без повторной сборки полей, меняете только период. Удобно для регулярных задач вроде еженедельной сверки топ-10 блюд по выручке. При экспорте в эксель те же особенности, что у обычных отчётов: числа иногда выгружаются текстом, дата - в неверном часовом поясе.
Тот же вопрос без настройки отчёта каждый раз
Собрать OLAP-отчёт под нестандартный вопрос - рабочий способ, но каждый раз заново тянуть поля, ставить фильтры и проверять статус заказа. Для вопроса, который встал один раз, это долго.
ПроЦифры отвечает на такие вопросы без сборки отчёта: спросили обычными словами, ассистент сам обращается к нужным данным iiko и достаёт нужный срез. Формулу и калькулятор себестоимости смотрите в расчёте фудкоста, а что входит в подписку - в разделе «Тарифы».