Отчёты из iiko
Где в iiko лежит выручка за день, за период и по способу оплаты - без выгрузки в эксель. Разбираем готовые форматы отчёта по продажам.
Управляющий просит выручку за вчера, бухгалтер занят закрытием смены - и цифру приходится искать самому. Она в iiko есть, вопрос только в том, где именно в кассе её искать и какой формат отчёта выбрать. Ниже - где лежит отчёт по выручке, какие у него готовые форматы и что делать, если ни один из них не закрывает вопрос целиком.
Где в iiko лежит отчёт по выручке
OLAP-отчёты по продажам и проводкам живут в разделе «Отчёты» iikoOffice. Открываете отчёт по продажам, а внутри - пункт «Формат отчёта» со списком готовых шаблонов. Каждый шаблон уже группирует выручку по-своему, и для стандартной задачи срез строить с нуля не нужно.
Форматов уже готово несколько: «Выручка по дням», «Почасовая выручка», «Тип оплаты», «Выручка по категориям блюд», «Выручка по официантам», «Выручка за блюда по кассам», «Выручка станций по дням». Дальше разберём два, которые спрашивают чаще всего: по времени и по способу оплаты.
Прежде чем читать цифры, задайте период и заведение, если их несколько. Без выбора периода отчёт открывается с настройками по умолчанию - обычно это текущий день, и результат получится не тот, которого ждали.
Выручка по дням и по часам
«Выручка по дням» показывает сумму продаж по датам - удобно смотреть динамику за неделю или месяц, сравнивать будни с выходными и ловить проседание раньше, чем оно обернётся проблемой с закупками.
«Почасовая выручка» дробит тот же период на часы: видно, когда нагрузка выше, а когда зал стоит полупустым, и стоит ли держать в это окно полную смену.
Пример. У вымышленного «Пример-кафе» «Почасовая выручка» за один день показывает: вечерний пик заметно выше обеденного, поздние часы почти пустые. По одной этой картине уже видно, куда ставить дополнительного человека в зал.
Оба формата хорошо читаются за короткий период - день, неделя. За месяц строк становится слишком много для глаз: тут пригодится группировка по неделям или экспорт в таблицу.
Формат «Тип оплаты»: сверка с кассой и банком
«Тип оплаты» раскладывает ту же выручку по способу расчёта: наличные, карта, онлайн-эквайринг, безнал по счёту. Нужен для сверки с кассой и банком: сумма по картам в отчёте должна совпасть с тем, что пришло на расчётный счёт за вычетом комиссии эквайринга.
Доля наличных резко выросла за одну смену - сверьтесь сперва с кассовой лентой, а с бухгалтером уже потом. Часто причина проще: обычная техническая ошибка терминала.
В отчёте по продажам кроме суммы по датам и способам оплаты есть и другие колонки: сумма со скидкой, средний чек, средняя выручка с гостя, себестоимость, наценка, маржинальность. Их можно добавить к любому формату, если стандартного набора не хватает.
«Выручка по категориям блюд» группирует продажи по разделам меню - горячее, напитки, десерты. Видно, какая категория тянет выручку, а какая держится на месте.
«Выручка по официантам» показывает вклад каждого человека в зале - удобно и для расчёта бонусов, и для разговора с конкретным сотрудником по его личной цифре.
«Выручка за блюда по кассам» и «Выручка станций по дням» нужны там, где параллельно работают несколько касс или кухонных станций: видно, какая точка или станция загружена, а какая простаивает.
Читаются все форматы одинаково: выбираете формат, задаёте период и заведение, смотрите таблицу. Разница только в том, по какому признаку сгруппированы строки.
Как выгрузить отчёт по выручке без искажений
Вот что чаще всего портит выгрузку.
- Не тот часовой пояс на сервере. Сервер настроен на другой часовой пояс, чем заведение - ночная выручка съезжает на соседний день. Проверяется сверкой итоговой суммы с Z-отчётом кассы.
- Суммы выгрузились текстом. Иногда суммы выгружаются текстом - тогда автосумма в таблице показывает ноль. Лечится сменой формата ячейки на числовой.
- В отчёте остались отменённые заказы. Если их не исключить из отчёта, выручка окажется завышена. Стоит проверить, что фильтр по статусу заказа настроен именно на закрытые.
Свежую выгрузку стоит сверять хотя бы раз в неделю с фактическим Z-отчётом смены. Расхождение больше пары процентов почти всегда говорит про не тот фильтр или не тот период.
Что делать, если нужного среза нет в стандартном формате
Готовые форматы закрывают частые вопросы, но не все сразу. Выручка конкретного официанта в разбивке по способу оплаты - для такой комбинации готового формата может не найтись. На этот случай в iiko есть конструктор OLAP-отчёта: строки, столбцы и фильтры собираются вручную под конкретную задачу.
Как построить такой отчёт с нуля, разобрали в отдельной статье: OLAP-отчёт в iiko: как построить свой отчёт продаж.
Как получить те же цифры без похода в отчёты
Готовые форматы дают точную цифру, но каждый раз это отдельный поход: открыть iiko, выбрать формат, выставить период, дождаться загрузки. Вопрос на бегу - «сколько мы взяли вчера картой» - ждать отчёт под него неудобно.
ПроЦифры держит эти же данные из iiko в живом виде и отвечает на вопрос обычными словами. Без похода в отчёты. Без ожидания бухгалтера. Как это выглядит на практике, можно посмотреть на главной странице ПроЦифры, а что входит в подписку - в разделе «Тарифы».